Como adquirir un ERP: la RFI, RFP y RFQ

Escoger un nuevo ERP, otro software, o en general cualquier herramienta productiva para tu empresa, es un proceso que puede resultar largo y complicado, en el que a menudo necesitaremos comparar entre varios proveedores.

¡Vamos de compras!

Existen tres documentos que en los departamentos de compras de las empresas grandes conocen muy bien, pero no tanto en las empresas pequeñas.

📝 Se trata de los RFI, RFP y RFQ.

RFI - Request for Information (Solicitud de Información)

🔍 La RFI es el punto de partida. Es como cuando entras a una tienda o preguntar a un vendedor "¿qué opciones tienen?" . 

Se usa de forma exploratoria cuando no conocemos bien que opciones hay en el mercado, y posiblemente no haya un presupuesto asignado ni un plazo para terminar el proyecto.

RFP - Request for Proposal (Solicitud de Propuesta)

🎯 El RFP se redacta cuando ya se conoce la necesidad, y necesitamos pedir a los proveedores una propuesta de un producto o solución, con información de costes y plazos.

Ya estamos listos para tomar una decisión de compra y necesitamos comparar a varios proveedores.

RFQ - Request for Quotation (Solicitud de Cotización)

💰 La RFQ es la más directa. Ya conocemos la necesidad y el producto que la cumplirá, solo necesiamos saber cuánto cuesta.

En adelante nos centraremos en el documento que considero más útil para una PYME, la RFP.

Escribiendo la RFP para tu nuevo ERP

La RFP nos va a resultar muy útil en la selección de nuestro ERP o CRM, pero no tiene por qué limitarse a este ámbito tecnológico. 

Podemos perfectamente redactar una RFP para prepararnos para la compra de una máquina de corte láser o un equipo para embotellar refrescos. Es un documento general, una herramienta mental y una forma de estructurar y facilitar la comunicación.

Por qué escribir una RFP

• Herramienta interna: nos obliga a pensar y poner por escrito cual es la necesidad que tenemos.
• Ahorro de tiempo: evitaremos tener que explicar todo el proyecto desde cero cada vez a varios proveedores.
• Primera evaluación del proveedor: ¿cómo reaccionan? ¿Se han leído el documento? ¿Las preguntas que nos hacen después de leer la RFP están bien formuladas y centradas en cumplir la necesidad que tenemos? ¿Cuánto tardan en contestar?
• Comparación justa: todos los proveedores tienen la misma información y responden a las mismas preguntas.

Si después de tanta sigla y explicación no te has asustado, es señal de que vamos bien. 
El RFP puede ser un documento muy sencillo. En muchos casos será suficiente con una o dos páginas bien estructuradas y redactadas.

Plantilla básica de RFP

Esta plantilla la podremos adaptar fácilmente a nuestra necesidad, de forma que nos quede un documento breve y claro que evitará contestar repetidamente a las preguntas más sencillas.

1. Datos básicos de la empresa
   - a qué nos dedicamos, qué vendemos, qué servicios prestamos
   - nuestro cliente es particular o empresa 
   - tenemos tiendas, sedes... cuántas 
   - cuantos empleados y en que departamentos necesitarán utilizar el sistema
2. Persona de contacto
   - nombre, cargo, datos de contacto
3. Alcance del proyecto
   • Requisitos funcionales: ¿qué necesitamos hacer? 
     Emitir facturas / controlar el stock / preparar presupuestos / gestión comercial (CRM) / organizar la producción o servicio (órdenes de trabajo, ...) / Proporcionar un servicio de soporte (Helpdesk) ...
   • "Pain Points": ¿qué nos duele ahora? ¿qué necesidad tenemos sin resolver, o estamos resolviendo de una forma muy trabajosa?
   • Requisitos técnicos: necesitamos el sistema en local o en cloud? en PC o móviles?
   • Otras necesidades: formación al personal, soporte técnico.
4. Situación actual o "Legacy"
   Con qué sistema estamos trabajando ahora? por qué necesitamos cambiar? es un proceso nuevo?
5. Presupuesto y Plazo para la implementación
   Orientación de presupuesto y plazos de los que disponemos
6. Plazo para recibir respuestas a la RFP
   Estableceremos un plazo en el que necesitamos recibir las respuestas para que se puedan considerar.

7. Información del proveedor
   En este punto, si nos interesa, podemos solicitar características del proveedor, o adelantarles cuestiones que deben detallar en sus propuestas: ¿Qué experiencia tienen con el sistema, o en mi industria? ¿Que casos de éxito pueden presentar? ¿Son partners del fabricante?, ...

    

Otras recomendaciones para escribir la RFP

💡 Involucra a tu equipo
Antes de redactar cualquier documento, habla con las personas que usarán el ERP. Sus necesidades son clave.

💡 Prioriza tus necesidades
No todo es igual de importante. Marca qué es imprescindible y qué sería "nice to have". Esto ayuda a los proveedores a ajustar sus propuestas. 
También puede haber peticiones o necesidades que se puedan aplazar a una segunda fase de proyecto, o aplazarse hasta tener experiencia práctica en el uso del sistema. 

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