En este post vamos a hacer un análisis práctico de un caso de uso de digitalización con el software de gestión para PYMEs (ERP) Odoo.
En el ERP Odoo todas las aplicaciones, por defecto, están integradas entre ellas y están dotadas de un alto grado de automatización. Veremos como ejemplo la aplicación de ventas.
Explicaremos un proceso de venta B2B por un comercial de productos físicos y los pasos posteriores al cierre de la venta. El diagrama ilustra los pasos y las relaciones entre los distintos objetos que utiliza Odoo para modelar el proceso. También veremos como se relaciona Ventas con Inventario y Contabilidad.
Como vemos, Ventas está conectado con Inventario (entregas), Facturación, Contabilidad, y las bases de datos de clientes y productos.
El pedido de venta
En primer lugar, se crea un presupuesto.
El presupuesto contiene:
- los datos del cliente, que se leen de la base de datos de clientes en Odoo. Entre estos datos, está la dirección de envío, si se trata de productos que se van a enviar.
- los productos que nos ha solicitado el cliente, con sus cantidades y precios. Estos datos se leen de la base de datos de productos de Odoo, al igual que los impuestos aplicables.
El presupuesto, cuando está aceptado por el cliente, se convierte en un pedido de venta sin más que hacer un click en la aplicación. También es posible crear el pedido directamente sin necesidad de un pedido previo, y se utilizaría el mismo formulario que para crear un presupuesto.
Podemos ver que el pedido del cliente es el elemento inicial y central del proceso de venta.
La ventaja principal de digitalizar los procesos con un ERP como Odoo es que sin necesidad de parametrización o programación los distintos subprocesos ya están integrados y avanzan de una forma que resulta lógica e intuitiva para muchas industrias.
Esto nos va a permitir:
- un aprendizaje rápido del uso de la aplicación.
- reducir drásticamente los errores en la operativa diaria de la empresa.
Entrega del producto y generación de factura
La aceptación de producto genera una entrega. Este es el objeto que en Odoo modela el proceso real de entrega, los movimientos en el inventario y la documentación relacionada, como el albarán.
- La entrega lee los datos de disponibilidad de los productos de la base de datos de productos y stock (aplicación inventario).
- La entrega crea el albarán, según la plantilla que hayamos escogido en la configuración de Odoo
- El cierre de la entrega actualiza la base de datos de inventario, registrando los productos que se han vendido y actualizando las cantidades disponibles en nuestro almacén
Desde el pedido, con un click, generamos la factura.
Esta factura, a su vez:
- generará el documento PDF y el XML para factura electrónica si hemos configurado en la base de datos los datos de FacturaE de nuestro cliente
- actualiza los libros de contabilidad, generando los asientos contables en las cuentas por defecto del plan contable de España (o del país en el que estemos trabajando) o en cuentas específicas que hayamos creado en nuestro plan contable particular.
- acumula datos para presentar los modelos de la AEAT, por ejemplo el 347 para la declaración de operaciones con terceros y el 303 para la declaración de IVA.
Trazabilidad e informes
Todos estos pasos del proceso han ido generando registros en Odoo, y estos registros también van a ser muy útiles a nivel de gestión de la empresa, cuando sea necesario realizar consultas e informes:
- en el Tablero de Odoo, disponemos del informe de ventas en el que la dirección comercial puede revisar fácilmente cuales son los productos y clientes más y menos rentables, así como la evolución de las ventas.
- los responsables de logística conocen en todo momento los niveles del inventario, y pueden rastrear a que pedido, cliente y fecha corresponde cada salida de producto del almacén.
- de igual forma, cuando tengamos definidos stocks mínimos de producto, los responsables de compras pueden revisar los informes de reposición de productos y recibir alertas si tenemos un nivel bajo de algún producto en el inventario.
- al crear la factura, se van a leer las condiciones de pago del cliente, por ejemplo "a 30 días". Una vez llegada la fecha de vencimiento de la factura, el sistema lo conoce y podrá generar un aviso para los responsables de administración, de forma que tengan bajo control que facturas están pendientes de pago.
- las ventas realizadas acumulan para el comercial que la ha registrado en el sistema, de modo que los responsables tienen datos objetivos para la evaluación del desempeño y el pago de comisiones.
Trabajo colaborativo en Odoo
Además, Odoo facilita el trabajo colaborativo de varias formas:
- en cada operación registrada en el sistema se registra el usuario que la ha realizado.
- los pedidos, entregas, facturas y en general las aplicaciones de Odoo nos ofrecen un diario en el que se reflejan los cambios en cada objeto. En este diario además podemos insertar anotaciones para el resto de compañeros o programar actividades como el envío de un correo o la realización de una llamada telefónica de confirmación.
Odoo y Verifactu
Además de lo que hemos indicado, recordamos que Verifactu o Veri*Factu está disponible en Odoo desde julio de 2025, en las versiones Odoo 17 y Odoo 18. Con este sistema, nacido en la Ley Antifraude, todas las facturas deben ser expedidas de forma digital, y emitidas desde un sistema certificado por la Agencia Tributaria. Odoo cumple todos los requisitos para cumplir con la nueva ley, en todos los entornos: SaaS, Odoo.sh y on-premise.
Conclusiones
En Odoo es sencillo digitalizar los procesos de la empresa, ya que por defecto las aplicaciones están conectadas y los valores por defecto son apropiados para la actividad de empresas de diversos sectores.
Además disponemos de herramientas de trazabilidad para poder detectar errores en los procesos y generar informes.